مدیریت دولتی (PH.D)

1­­­­­)سایبرنتیک(علم ارتباطات و کنترل)راشرح دهید.

سایبرنتیک اندکی قبل از نظریه عمومی سیستم ها مطرح شدکه این علم ماهیت میان رشته ای دارد.و از علم علوم مهندسی ،ریاضیات،فیزیولوژی،ارتباطات از راه دور،کامپیوتر بهره برده است تا قوانینی کلی را مطرح کند که بتوان به وسیله آنها،پدیده ارتباطات و کنترل رادرموجودات بی جان و زنده بررسی و مطالعه کرد.

«وینر»از صاحب نظران اصلی این علم است که آن را علم کنترل و ارتباطات در حیوان و ماشین نامیده است.سایبرنتیک الگویی ارائه می دهد که بتوان تمامی سیستم های دارای پدیده کنترل را،چه سیستم های مصنوعی باشد و چه سیستم های طبیعی،بایکدیگر مقایسه کرده و ارتباطات بین آنها رایافت.

۲)فضای یک سیستم،عناصر و ویژگی های آن را شرح دهید.

بررسی،تعریف و سنجش عناصر یک سیستم از اولین مراحل در فرایند تجزیه و تحلیل سیستم است.یک سیستم هشت مشخصه و عنصر اصلی دارد.

1-   اهداف و مقاصد : هرسیستم سازمانی یک مقصد بلند مدت و یک مقصد کوتاه مدت که می تواند ضمنی یا صریح باشد،دارد. مقصد سیستم،شکل گیری اهداف سیستم را هدایت میکند.

2-   ورودی ها (داده ها) : یک سیستم منابع ورودی خود را می پذیرد.به طور نمونه،منابع ورودی و داده های یک سازمان،سرمایه،پرسنل،اطلاعات،انرژی،مواد،موجودی ها و مشابه آن است.فرایندسیستم،این ورودی ها را مورد پردازش قرار داده و آنهارابه خروجی تبدیل کنند.

3-   خروجی ها (ستاده ها) : یک سیستم ستاده هایی را تولید می کند که جهت دستیابی به هدف های سازمان به کار می روند.

4-   مرزها و محیط : مشخصه هایی که یک سیستم را تعریف و ترسیم می کنند،مرزهای آن نامیده میشوند.سیستم در درون مرزهای خود محصور است.محیط خارج از مرزهای یک سیستم است.

5-   اجزای فرعی و روابط متقابل : اجزای سیستم،پردازش ورودی ها به خروجی ها را انجام می دهد. یک فرایند،فعالیت یا رویه ای است که درآن اجزا،منابع ورودی را مصرف کرده تا برخی خروجی ها را تولید کنند.

6-   عوامل موثرخارجی : یک سیستم به واسطه عوامل بیرونی به صورت های تهدید و فرصت که توسط محیط به آن تحمیل می شود تحت تاثیر قرار می گیرد.

ویژگی های یک سیستم :

1-   کلیت (ویژگی هم افزایی) : سیستم در کلیت و تمامیت وجودی خود با جمع اجزایش متفاوت است و خواصی را بارز می سازد که در اجزای تشکیل دهنده آن به تنهایی وجود ندارد.چنانچه اجزای سیستم به گونه ای هماهنگ و هم جهت عمل کنند،ویژگی هم افزایی در سیستم محقق می شود.

2-   همبستگی بین اجزا : منظور از همبستگی،این است که هرچه سیستم فرعی در سیستم،به نحوی با سایر اجزا و سیستم های فرعی در ارتباط است که اگر در جزئی اثری وارد شود،سایر اجزا نیز از آن متاثر خواهند شد.

3-   تناسب بین اجزا : تناسب بین اجزا،سبب حفظ هویت و کلیت سیستم می شود.بین اجزای هر سیستم باید تناسب وجود داشته باشد،در صورت عدم تناسب در کار سیستم،اختلال به وجود می آیدو سیستم نمیتواندبه اهدف خود برسد.

4-   چرخه حیات : فرایند داده،عملیات و ستاده، می تواند جریانی مداوم و همیشگی باشد.به این معنی که با خروج ستاده،سیستم باردیگرآماده فرایند دیگر می شود و این جریان به شکل یک چرخه،حیات سیستم را تضمین میکند.

5-   سلسله مراتب : در هر سیستم،سیستم های فرعی وجود دارد که خود به عنوان سیستم،فعالیت های ساده تری را نسبت به سیستم اصلی انجام می دهند.به این ترتیب،سلسله مراتب سیستم،یک زنجیره مرتبه ای است که هریک از مرتبه ها،ساخت و خواصی علاوه برویژگی های پیشین دارد.

6-   ویژگی های تولید مثل : از دیگر ویژگی ها،تمایل به مانایی است.چنانچه در فعالیت سیستم اشکالی بوجودآید،در رفع آن کوشش می کند در غیر این صورت از طریق تولید مثل،وجود خود را در دیگری ادامه می دهد.

7-   آنتروپی منفی : در درون سیستم عواملی به وجود می آید که سیستم را از جهت اصلی آن منحرف می سازند و تمایل درجهت عدم تعادل دارند.این عوامل را آنتروپی میخوانند.سیستم برای اینکه بتواند تعادل را برقرار سازد،ناچار است آنتروپی مثبت را به طریقی ازبین ببرد و با ایجاد آنتروپی منفی که در خلاف جهت آنتروپی مثبت عمل می کند،نیرو های ضد ضد خویش را به وجود آورد.آنتروپی منفی نقش کاهنده آنتروپی مثبت را دارد و با مفهوم نظم در سیستم مترادف است.

8-   گرایش به تعادل : منظور از این حالت که به «هوموستاسیس» معروف است،تلاش سیستم درحفظ متغیرهای ضروری خود،در محدوده ای معین به منظور ادامه حیات است.

9-   همپایانی : ویژگی همپایانی موجب انعطاف پذیری در مطابقت با شرایط زمان و مکان و تغییرات محیطی می شود و به مدیر این امر گوشزد می کند که بهترین راه برای رسیدن به هدف وجود ندارد بلکه راه های متفاوتی برای رسیدن به هدف وجود دارد.

3)تئوری عمومی سیستم ها را تشریح کنید.

تئوری عمومی سیستم ها دریک مفهوم ارگانیک و بیولوژیک که معمولا «انقلاب ارگانیک ها» نامیده می شود،ریشه دارد.هر ارگانیزم یک سیستم است،بدین معنی که اجزا و فرایندهای آن در تعاملی دوطرفه ، نظمی پویا دارند.

زمینه اصلی مطالعه و قلمروموضوعی  آن «پدیده رشد و تکامل»است و فرض اصلی آن،این است که فرایندرشدو مراحل بعدی و نهایی آن از یک الگوی یکسان تبعیت میکند،خواه رشد یک ارگانیزم واحد مطرح باشد،خواه رشد گروهی از ارگانیزم ها و خواه رشد یک جامعه.

4)سیستم پشتیبان تصمیم (DSS)  را تعریف کنید.

سیستمی انعطاف پذیر و بر مبنای کامپیوتر که حل مسائل نیمه ساختار وساختاریافته را تسهیل می کند.

DSS در بررسی،شناخت و تحلیل محیط مسئله می تواند استفاده شود.DSSدر روشن ساختن،ایجادوروابط راه حل های ممکن تصمیم،مورداستفاده قرارمی گیرد و می تواند در جهت فراهم آوردن امکان انتخاب بهینه به وسیله «برآورد هزینه ها و منافع»،«طرح ویژه تصمیمات»در تعیین حساسیت نتایج متغیرهای تصمیم و «ارتباط دادن این نتایج طراحی شده به تصمیم گیران»کاربرد داشته باشد.

5)اجزای DSS را نام ببرید.

1-   سخت افزار : سخت افزار پردازش-سخت افزارارتباطات-سخت افزارخروجی خاص

2-   برنامه ها و نرم افزارها : شامل * زیرسیستم مدیریت گفتگو*زیرسیستم مدیریت مدل* زیرسیستم مدیریت داده

3-   داده ها

4-   افراد : شامل کاربران نهایی و کارکنان

5-   روش ها : دو روش * روش های نگهداری منابع*روش های حل مشکلات

6) SIS را شرح دهید.

سیستمی اطلاعاتی و بر مبنای کامپیوتر که با ارائه اطلاعات جامع و منعطف،تصویری روشن از سازمان رادراختیار مدیران عالی قرار داده و مدیران را در حل مسائل ساختاریافته پشتیبانی می کند.

 SIS سیستمی اطلاعاتی است که استراتژی رقابت سازمان را پشتیبانی می کند.

7)TPSرا تعریف کنید و مراحل پردازش آن را شرح دهید.

سیستم های کنترل عملیاتی از واحدهای کارکردی و مدیران عملیاتی حمایت می کند.آنها داده ها را جمع آوری و پردازش می کنند،تراکنش ها را منعکس میسازند،فایل ها رابرای پردازش های بعدی و پیچیده تر نگهداری می کنند و اطلاعات عملیاتی که به طور معمول مربوط به موارد فردی یا گروه های کوچک هستند راتولیدمی کنند.اینن نوع سیستم به «سیستم پردازش تراکنشی»(TPS)موسوم است.

TPS داده های مورد نیاز سیستم اطلاعاتی را ثبت و ذخیره و اکثر گزارش ها و اسناد موردنیاز کاربران عملیاتی راا تولید می کند.

فرایند پردازش تراکنشی شامل 5 مرحله است:

1-   ثبت و جم آوری داده ها

2-   تبدیل و تایید

3-   اعتباردهی داده ها

4-   به روز کردن و پردازش پرونده ها

5-   گزارش دهی

ثبت و جمع آوری داده ها :

عملکرد یک تراکنش در یک سازمان مثل خرید و فروش، بر روی یک سند یا فرم ثبت میشود.جمع آوری داده ها ،اولین گام ضروری در پردازش یک تراکنش است.این مرحله بسیار مهم است.

 تبدیل و تایید :

تبدیل داده ها،عبارت ازفرایند انتقال داده ها از یک وسیله قابل خواندن توسط انسان مانند فرم دست نویس به یک وسیله قابل خواندن توسط کامپیوتر مثل دیسکت است.

فرایند تضمین این امر که داده های ثبت شده بر روی یک سند منبع  (رکورد) به درستی برای فرم قابل خواندن توسط کامپیوتر رونویسی شده است را (تایید) می نامند.

 اعتباردهی داده ها :

اعتبار داده ها ، فرایند بررسی اسناد تراکنشی به وسیله مجموعه ای از شاخص های اعتبار بعنی صحت ، جامعیت و عقلانیت است.

 پردازش پرونده و به روزسازی :

هنگامی که پرونده تراکنش ورودی،ادیت،تصحیح و عاری از خطا شده است،پردازش پرونده رخ می دهد.

به روزسازی ، نمونه ای از پردازش پرونده تراکنش در ارتباط بایک یاتعداد بیشتری از پرونده های اصلی است.پرونده اصلی،پرونده های دائمی سازمان هستند که براساسی منظم نگهداری میشوند.

 گزارش دهی :

مرحله گزارش دهی رابط بین TPS و کاربران خروجی آن را فراهم می کند.گزارش دهی اثربخش به درک و شناخت کاربر از اطلاعات مربوط کمک میکند. 

8)ویژگی های متمایز کننده اطلاعات مدیریت از اطلاعات عملیاتی کدامند.

اطلاعات عملیاتی:

* استاندارد و روزمره

* حداکثر،ازکامپیوتر به عنوان یک عامل مهم و مسلط بدست می آید.

* دقت و عینیت

* فقدان نسبی انعطاف پذیری

* برمبنای داده های داخلی

اطلاعات مدیریت:

·       سفارشی و غیراستاندارد

·       استفاده بهینه از کامپیوتر اما نه به عنوان بک عامل مسلط

·       استفاده از ارزیابی ها،تخمین و پیش بینی ها و اطلاعات ذهنی

·       انعطاف پذیری

·       بر مبنای داده های داخلی و خارجی

9)مدیریت تغییر را شرح دهید.

شامل 3 مرحله است . 1. خروج از انجماد 2.حرکت(تغییر) 3.انجماد مجدد

تغییر باید به دقت اداره و مدیریت شود.ابتدا،افرادباید درک کنند که وضع موجود سودمند نیست (مرحله خروج از انجماد) ثانیا،باید افراد به یک مرحله اصلاح شده حرکت کنند(مرحله حرکت) و در نهایت ، تغییر باسیستم های موجود همانمگ و یکپارچه می شود (مرحله انجمادمجدد).

مشارکت کارکنان در فرایند تغییر برای حصول موفقیت یک سیستم جدید ضروری است.

10)منافع سیستم های اطلاعاتی را بیان کنید.

منافع ملموس و غیر ملموس

منافع ملموس شامل:1.کاهش سطح موجودی2.کاهش در خط مشی اعتباری 3.کاهش در ساعات کار 4.افزایش در فروش 5.کاهش در هزینه های نگه داری

منافع غیر ملموس شامل:1.بهبود فرآیندهای تصمیم گیری 2.توسعه افق های برنامه ریزی 3.گسترش مبانی اطلاعات برای تصمیم گیری 4.تسهیل یکپارچگی داده ها.

1۱)ویژگی های یک MISپیشرفته را بنویسید.

·       بر کامپیوتر و تکنولوژی استوار است.

·       به طور قابل توجهی بر فرآیند تصمیم گیری انسانی تاکید دارد.

·       به یک پایگاه داده بستگی دارد.

·       تا حد زیادی به یک پایگاه مدل وابسته است.

·       بریک شبکه ارتباطات استوار است که به وسیله آن مدیران به طور تعاملی و سریع به اطلاعات ذخیره شده در پیگاه داده دسترسی پیدا خواهند کرد.

12)رویکرد سیستمی را تبیین و تحلیل کنید.

به طور کلی رویکردسیستمی ،برتغییر نگرش مبتنی برتفکیک علوم به نگرش مبتنی برترکیب یافته های رشته های مختلف علمی،تاکید دارد.بنابراین صاحب نظران رویکرد سیستمی ،اعتبار فلسفه تحلیلی و «جزء گرایی» را زیر سوال بردند.

تفاوت زیادی بین رویکرد سیستمی مبتنی برکل گرایی با رویکرد تحلیلی مبتنی برجزءگرایی می باشد و تاکید رویکرد سیستمی ، روش دقیق تری برای شناخت پدیده های پیچیده و مطالعه آنها ارئه می کند.البته رویکرد سیستمی با رویکرد تحلیلی در تضاد نیست و در واقع این دو مکمل یکدیگرند نه جایگزین هم.

ریکردسیستمی در فلسفه علم با رشد و گسترش دو دانش جداگانه که تقریبا هدف واحدی دارند را تعقیب می کنند مطرح شد:

1-   تئوری عمومی سیستم ها

2-   سایبرنتیک (علم ارتباطات و کنترل)

13)راهکارهایی برای طراحی و کاربرد سیستم های اطلاعاتی(12گانه)را ارائه دهید.

1-   تصمیم گیری یک فرآیند سه مزحله ای است.هرمرحله نیاز به نوع متفاوتی از اطلاعات دارد.بنابراین،تحلیل نیازهای اطلاعاتی باید بایک تعریف روشن از مرحله برای پشتیبانی آن به وسیله اطلاعات آغاز شود.

2-   داده های فراهم آمده برای تصمیم گیران جهت حل مشکل باید بر انتظارات و اختلافات تاکید کند.داده های فراهم آمده برای یافتن و جست و جوی فرصت ها باید برمنابع استفاده نشده یا راه حل های بهتر تاکید کنند.

3-   سیستم اطلاعاتی برای طراحی خط مشی و اتخاذ تصمیم باید در جهت ترکیب مدل های مقداری و فنون پیش بینی بکوشد.

4-   یک سیستم اطلاعاتی کامل باید ابزاری را برای کنترل اجرای راه حل بعد از انتخاب راه حل فراهم کند.

5-   طراحی سیستم های اطلاعاتی برای تصمیمات ساختاریافته ،آسان تر از طراحی آن برای تصمیم های ساختارنیافته است.

6-   ارزش اطلاعات باید بدون قصدقبلی و یا قبل از توسعه و اجرای سیستم اطلاعاتی محاسبه شود.

7-   ارزش هنجاری  اطلاعات فقط برای اطلاعاتی که به وسیله تصمیمات مدیریت سطح پایین (ساختاریافته)پشتیبانی می شود،قابل محاسبه است.مدیریت سطح بالا و مدیریت میانی باید از ارزیابی ذهنی و یا مقیاس ارزش اطلاعات واقعی از طریق تجربیات یا نمونه برداری استفاده کنند.

8-   آنتروپی عمدتا برای ارتباطات مفید است.آنتروپی به ندرت برای سیستم های اطلاعاتی مدیریت قابل اجرااست.

9-   در ارزیابی سیستم اطلاعاتی سعی بر آن است که مشخصه هایی ازسیستم که بیشترین تاثیر را در کیفیت اطلاعات دارند تعریف شوند.در هر سیستم ویژگی ها با نتایج مقایسه می شوند و سعی در ارزیابی تعادل بین ویژگی هاست.

10-  تجزیه و تحلیل ویژگی زمانی مفید است که تکنولوژی سیستم و مشخصات اصلی شناخته شده و قابل دسترس باشند.

11-  تجزیه و تحلیل هزینه_منفعت نیاز به این دارد که منافع و هزینه ها قابل مقایسه باشند.منافع باید قابل تبدیل به اشکال پولی و مقداری باشند.

12-  منافع ملموس،متقاعدکننده تر از منافع غیر ملموس هستند.منافع غیر ملموس صرفا باید به عنوان استدلالات پشتیبانی کننده و تکمیلی برای منافع ملموس مورد استفاده قرار گیرند،مگر اینکه هیچ انتخابی موجود نباشد.

14)انواع DSS را بعد از تحول نرم افزاری توضیح دهید.

· DSSهای ویژه : سیستم هایی که به محدوده زمانی خاصی از تصمیم گیری برای کاربران خاص مربوط می شود.

DSSهای ابزاری : سیستم های نرم افزارهای که می توانند در ایجادDSSمورد استفاده قرار گیرند.

DSSهای مولد : مجموعه ای از ابزارهای DSSمی باشد.بسته های نرم افزاری که می تواننددرایجادDSSهای ویژه درجهت پشتیبانی از موقعیت ها و محدوده های خاصی از تصمیم گیری مورد استفاده قرار گیرند.

·  DSSهای عمومیت یافته : بسته های نرم افزاری که پشتیبانی  را برای حیطه وسیعی ازمسائل و مشکلات فراهم می کند. 

15)مقوله مقاومت دربرابر تغییررا بررسی و تحلیل کنید.

مقتومت در برابر تغییر ،یک عامل مهم و تعیین کننده در زمان اجرای سیستم اطلاعاتی است .مقاومت در تغییر می تواند به شکل عدم استفاده از اطلاعات کلیدی،حفظ سیستم های شخصی موازی(دستی) و عدم تمایل در مشارکت برای اجرای سیستم آشکار شود.مقاومت شدید میتواند باعث کنار گذاردن سیستم شود.مقاومت در تغییر ،تنها ازسوی کاربران صورت نمیگیرد،بلکه دربین متخصصان سیستم های اطلاعاتی نیز مشاهده می شود.

16)ارتباط سیستم های اطلاعاتی با مدل فرآیند شناخت را تشریح کنید.

سیستم های اطلاعاتی باید به گونه ای طراحی شوند که برای کاربران متفاوت با سبک شناخت مختلف کارآیی داشته باشند.دیر یا زود یک فرد خاص تعویض خواهد شد و سبک شناخت هم تغییر پیدا خواهد کرد.

در سطح فردی بر طراحی سیستم های مختلف برای افراد مختلف تاکید نمیشود،بلکه توصیه میشود که سیستم ها،قابلیت انعطاف کافی را حفظ کنند تا افرادی با سبک های شناخت متفاوت را ارضا کنند.

در سطح گروهی ،شواهئی وجود دارند که نشان می دهند که حرفه ها و مهارت های مختلف ،الگوهای سبک شناخت معینی دارند.

17)تاریحچه و مفهوم «سیستم های اطلاعاتی مدیریت»رابنویسید.

در سیر تحول علوم سیستمی ،برطبق رویکرد سیستمی ،پس از مبحث «تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ها» مقوله سیستم های اطلاعاتی مدیریت به عنوان یک مقوله علمی و تخصصی معرفی شد که از عمرآن بیش از سه دهه نمی گذرد.

دهه اول : هدف اصلی MIS حمایت از عملیات بودکه به وسیله آن اطلاعاتی فراهم  می شود که در سطح عملیات کاربرد داشت.

مشتریان اصلی کمپانی ها و شرکت های بزرگ بودند.

منبع ایجادMIS ، یک واحد مجزا و مستقل در بیرون از سازمان بود.

دهه دوم : هدف اصلی MIS حمایت از مدیران بود.

مشتریان این دوره تمامی مدیران بودند.

منبع ایجادMIS ، واحدی در درون سازمان بود.

دهه سوم : هدف اصلی MIS ، ایجاد موقعیت رقابتی برای سازمان هاست.

مشتریان این دوره ،تمامی سازمان های دولتی و خصوصی بودند.

منبع ایجاد MIS ، تلاش متقابل و همکارانه بین طراحان MISو کاربران آن است.

18)آنچه درخصوص سیستم های اطلاعاتی و فرآیند تصمیم گیری می دانید بنویسید.

تصمیم گیری یک فرآیندسه مرحله ای است:

مرحله اول : مرحله هوش وآگاهی است که به جمع آوری داده ها و فراهم کردن داده ها،شناسایی مشکلات و تشخیص فرصت ها می پردازد.

مرحله دوم : مرحله طراحی است که به توسعه و ارزیابی راه حل های ممکن برای فایق آمدن برمشکلات و یا تعقیب فرصت ها می پردازد.

مرحله سوم : انتخاب یک راه حل بهتر و کنترل اجرای آن است.

نیازهای اطلاعاتی در سراسر فرآیند تصمیم گیری،متفاوت هستند.

مرحله آگاهی نیازمند اطلاعات یکپارچه برپایه فراهم کردن داده های جامعی است که اشاره به تمایلات و انتظارات دارند.مرحله طراحی مستلزم استفاده از ابزارهای آماری و مدل های مختلف است.مرحله انتخاب نیازمند پردازش اکتشافی بیشتر،سوالاتی مثل «چه می شد اگر»دارد.یک ضرورت لازم برای این مرحله دست یابی به کنترل و سیستم های بازخورد است.

19)درخصوص انواع تصمیم و سیستم های اطلاعاتی بحث کنید.

نیازهای اطلاعاتی بر اساس نوع تصمیماتی که به وسیله یک سیستم اطلاعاتی پشتیبانی می شوند،متفاوت است.

تصمیمات به دو نوع ساختاریافته و ساختارنیافته طبقه بندی می شوند.واژه ساختاریافته اشاره به تصمیمات کوتاه مدت،سطح پایین و برنامه ریزی شده دارد.واژه ساختارنیافته ، اساسا به تصمیمات استراتژیک اطلاق می شود.

شکست سیستم های اطلاعاتی زمانی رخ می دهد که افراد این حقیقت را به خوبی درک نکرده باشند که سیستم های اطلاعاتی رسمی،موقعیت هایی راوضع می کنند که مناسب آن نیستند.

20)نقش بازخورد درMIS را توصیف کنید.

بازخورد یا فیدبک نوعی برگشت پیام ارتباطی است که در آن، گیرنده به طور عامیانه یا غیرعامیانه به پیام فرستنده واکنش نشان می‌دهد. این پیام‌ها، به فرستنده امکان می‌دهند تا وضعیت ارتباطی خود را با مخاطبانش ارزیابی کند. نظام‌های سالم ارتباطی، بازخورد را غنیمتی برای اصلاح خود قلمداد می‌کنند.

فیدبک به مفهوم 'بازگرداندن بخشی از خروجی یک سیستم و ترکیب آن با ورودی به منظور کنترل خروجی' می باشد . فیدبک در بسیاری از سیستم ها ، از جمله در سیستم های مکانیکی ، الکتریکی ، بییو لوژیکی حرارتی و برودتی کاربرد دارد. مثلا ، استفاده از فیدبک در ماشین بخار به قرن نوزدهم میلادی برمی گردد و به کارگیری فیدبک در سیستم های حرارتی و برودتی با نصب ترموستات ، امروزه بسیار متداول است. همچنین در بدن انسان ، فیدبک نقش عمده ای در تنظیم دما و کنترل ترشح داخلی غدد ایفا می کند.

فیدبك از تكنیكهائی است كه به كمك آن مدارات الكترونیكی و مخابراتی را كنترل كرده و قابلیتهای خاصی را به مدار می افزاید.